CAFM-Software

Was ist ein CAFM-System?

CAFM ist die Abkürzung für „Computer Aided Facility Management“ (computergestützes Facility Management). Ein CAFM-System bzw. eine CAFM-Software ist demnach eine Applikation, die den Anwender bei der Bewirtschaftung von Gebäuden und Liegenschaften unterstützt. Im Vordergrund steht dabei die Bereitstellung von Informationen und die Unterstützung von Arbeitsprozessen. Visuelle Darstellungsmöglichkeiten erleichtern den Zugang, denn so werden Zeichnungen, Bilder, Text- und Zahlendaten zu einem verständlichen Ganzen verbunden.

Die Aufgabe des Facility Managementes ist es, den Nutzern ein optimal eingerichtetes, funktionierendes und sicheres Gebäude zur Verfügung zu stellen. Dafür müssen viele Beteiligte zusammenwirken. Ob Planer, Architekt, Haustechniker, Netzwerker, Einkauf, Sicherheitsdienst, Brandschutzbeauftragte, Hausmeister, Reinigungskräfte, Caterer und andere externe Dienstleister, Verwaltungsmitarbeiter, Controlling, Finanzen und nicht zuletzt das Management: Je besser die Kommunikation zwischen diesen Beteiligten funktioniert, umso effizienter und damit kostengünstiger können diese arbeiten.

CAFM-Systeme dienen

  • zur Dokumentation des aktuellen Zustandes, z. B. eines Gebäudes, eines Straßennetzes, einer Netzwerkinstallation, der Raumbelegung, der Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen,
  • zur Planung, z. B. bei der Flächennutzung, bei Büroumzügen oder bei der Modernisierung einer Heizungsanlage,
  • zur Verwaltung, z. B. von Besprechungsräumen, Inventar, Schließanlagen, Verträgen, Ausstellungsgegenständen, technischen Geräten,
  • zur Beschleunigung und Automatisierung von Abläufen, z. B. bei der Durchführung von Umzügen oder der Abarbeitung von Störungsmeldungen,
  • dem Controlling, z. B. von Projekten, Terminen, Tätigkeiten und Kosten,
  • zum Berichtswesen und Präsentationen.

Am Markt gibt es unterschiedliche Lösungen, die unterschiedliche Ansätze verfolgen. Es gibt sogenannte integrierte Systeme, die mehrere Funktionen in sich vereinen. Diese Anwendungen werden auch als multifunktionale Systeme (oder iCAFM-Software) bezeichnet. Anwendungen mit nur einer speziellen Funktion werden als monofunktionale Anwendungen bezeichnet.

Mit einem prozessorientierten CAFM-System lassen sich weitreichende Synergieeffekte realisieren: So ist es zum Beispiel möglich, einen von einem Benutzer eines Gebäudes (z. B. Büroangestellter) gemeldeten Defekt (z. B. defekte Flurbeleuchtung) als Reparaturauftrag im CAFM-System anzulegen. Dieser Auftrag kann dann vom zuständigen Fachbereich oder auch von einem externen Dienstleister eingesehen und bearbeitet werden. Wird eine Auftragsverfolgung eingesetzt, ist jeder Beteiligte jederzeit über den Status des Auftrages informiert. So können Arbeitsvorgänge überwacht und die Kundenzufriedenheit erhöht werden.

Technisch wird zwischen Client/Server-Lösungen und webbasierten Systemen unterschieden. Bei Client-Server-Lösungen werden die Daten über eine spezielle Applikation erfasst und abgerufen. Die Software muss auf dem jeweiligen Arbeitsplatz installiert werden. Zusätzlich wird eine Datenbank benötigt.
Ein webbasiertes CAFM-System nutzt einen Internet-Browser zur Dateneingabe und zum Abruf der Daten. Über ein Intranet können diese im Firmennetzwerk und über das Internet weltweit an jedem Computer eingegeben und abgerufen werden. Es ist keine spezielle Software auf dem Anwender-System erforderlich.

Ein CAFM-System kann je nach Anforderungen aus einer Kombination von

  • einer CAFM-Software,
  • Einzelsoftware (z. B. Schlüsselverwaltung),
  • Standardsoftware, und
  • Individualsoftware (diverse Eigenprogrammierungen)

bestehen. In der Regel werden darüber hinaus weitere Unternehmenssoftware-Lösungen (z. B. Anlagenbuchhaltung) und Gebäudeinformationssysteme über Schnittstellen angebunden.

Die Einführung eines CAFM-Systems: Unüberschaubarer Aufwand?

Im Zusammenhang mit der Einführung von CAFM-Systemen ist immer wieder das Argument zu hören, die Datenpflege für ein CAFM-System sei zu aufwändig. Dieses Argument ist allerdings nicht richtig. Natürlich ist während der Einführung ein Engagement aller Beteiligten notwendig. Kein CAFM-System zwingt seine Benutzer jedoch dazu, große Datenmengen vorzuhalten und zu pflegen. Es gilt deshalb so wenig Daten wie möglich und so viel wie nötig mit dem System zu verwalten. Darüber hinaus sind große Teile der Daten in aller Regel sowieso schon im Unternehmen vorhanden. Mit einem CAFM-System werden diese Daten jedoch zentral vorgehalten und damit für alle befugten Nutzer transparent. DAEDALUS unterstützt Sie dabei, Ihre vorhandene Daten in Ihr CAFM-System zu integrieren.

DAEDALUS berät Sie gerne zu allen Fragen rund um die Einführung eines CAFM-Systems.

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